El traspaso termina cuando la nueva junta puede continuar la gestión sin depender de la memoria ni de las cuentas personales de quienes salen.

Un cambio de junta no se resuelve únicamente entregando carpetas y contraseñas. La junta entrante necesita comprender cómo funciona la asociación, qué compromisos están en marcha, qué riesgos existen y qué trámites siguen pendientes. Al mismo tiempo, la junta saliente necesita una forma ordenada de preparar y explicar toda esa información.

Esta guía coordina ambas perspectivas. Podéis utilizarla para acordar el proceso, preparar la reunión de traspaso y dejar un registro compartido de lo que todavía tenga responsable y fecha de cierre.

El traspaso en cinco fases

1. Acordar alcance y calendario. Fijad la fecha efectiva del cambio, quién participa, qué información debe prepararse y quién se responsabiliza de cada bloque.

2. Preparar la entrega. Reunid documentos, cuentas, accesos, contactos, calendario, compromisos y asuntos abiertos antes de la reunión.

3. Celebrar la reunión. Explicad el funcionamiento habitual, revisad riesgos y próximos hitos y centrad el tiempo en lo que requiera contexto o decisión.

4. Verificar y cambiar responsables. Comprobad lo recibido y coordinad los cambios que correspondan en el registro, el banco, el certificado digital y los servicios utilizados.

5. Cerrar los pendientes. Anotad qué falta, quién lo completará, para cuándo y cómo se confirmará que el relevo ha terminado.

Qué conviene preparar antes de la reunión

• Fecha del cambio, participantes y alcance de la entrega acordados.

• Documentación oficial y operativa localizada, indicando qué falta.

• Saldos, cobros, pagos, subvenciones y justificantes actualizados.

• Servicios, proveedores, accesos, llaves, equipos y personas responsables identificados.

• Primera revisión de la junta entrante, con dudas y riesgos anotados.

• Fechas críticas y asuntos pendientes ordenados por responsable y plazo.

Cómo utilizar la guía

1. Preparad cada parte por separado. La junta saliente reúne y explica; la entrante revisa lo disponible y anota dudas.

2. Seguid la agenda propuesta. Reservad unos 75 minutos y recorred los seis bloques sin deteneros en detalles que ya estén documentados.

3. Cerrad con acuerdos concretos. Cada información o trámite pendiente debe terminar con una persona responsable y una fecha prevista.

Qué incluye el PDF

• Una secuencia de cinco fases para organizar todo el relevo.

• Seis comprobaciones previas a la reunión de traspaso.

• Una agenda orientativa de 75 minutos con espacio para acuerdos y pendientes.

• Los acuerdos mínimos que conviene comprobar antes de dar por terminada la entrega.

• Un espacio para registrar dudas que deban consultarse con el registro, el banco, la federación o la gestoría.

Adaptadla a vuestra AMPA

Los documentos y trámites necesarios dependen de los estatutos, el territorio y la situación de cada asociación. No anotéis contraseñas, PIN, códigos de recuperación ni datos personales sensibles en el documento impreso.