Una buena asamblea de cierre convierte las cuentas y la memoria del curso en información comprensible, decisiones claras y próximos pasos.

La asamblea de final de curso permite rendir cuentas, explicar lo que ha hecho la AMPA y acordar aquello que debe continuar durante el verano o el curso siguiente. Para que resulte útil, las personas socias necesitan recibir la información con tiempo, entender las propuestas y saber exactamente qué se ha aprobado.

Esta checklist se centra en la preparación, el desarrollo y la documentación de esa reunión. Para comprobar el cierre operativo completo —cuentas, socios, actividades, proveedores, archivo y tareas de verano— podéis utilizar la checklist general de final de curso.

Qué conviene preparar para la asamblea

1. Alcance y convocatoria. Objetivos, tipo de asamblea, reglas aplicables, fecha, espacio, duración, convocatoria y orden del día.

2. Cuentas y situación económica. Fecha de corte, saldos, presupuesto frente a resultado, pendientes e información de apoyo comprensible.

3. Memoria y evaluación. Actividades realizadas, participación, incidencias, aprendizajes, logros y asuntos que siguen abiertos.

4. Propuestas para el curso siguiente. Prioridades, plan de actividades, presupuesto, cuota, proveedores y tareas que no pueden esperar a septiembre.

5. Desarrollo y acuerdos. Asistencia, constitución, explicaciones, preguntas, votaciones, posible renovación de cargos y resumen final.

6. Acta, comunicación y seguimiento. Redacción, revisión, firma, aprobación, comunicación a los socios, archivo y ejecución de los acuerdos.

Cómo utilizar esta checklist

1. Acordad qué debe decidir la asamblea. Separad la información que se presenta de las propuestas que necesitan debate o votación.

2. Preparad cifras y documentos comprensibles. Una familia debería poder entender qué se hizo, cuánto costó y qué se propone sin conocer previamente la gestión interna.

3. Formulad acuerdos concretos. Antes de cada votación, indicad con precisión la propuesta, la mayoría aplicable y las consecuencias del resultado.

4. Trasladad los acuerdos al seguimiento. Anotad después las tareas, responsables y fechas que permitirán cerrar el curso o preparar el siguiente.

Qué incluye el PDF

• 24 comprobaciones agrupadas en seis fases de la asamblea.

• Una explicación breve para saber qué información, decisión o documento debe prepararse.

• Dos estados sencillos: preparado y no aplica; lo que quede en blanco seguirá pendiente.

• Un plan posterior para registrar acuerdos, responsables, fechas y seguimiento.

Adaptadla a vuestra AMPA

La convocatoria, la asistencia, la representación, el quórum, las mayorías, las votaciones y la aprobación del acta dependen de los estatutos aplicables. Revisadlos antes de convocar y consultad a vuestra federación o asesoría si existe alguna duda. No incluyáis datos personales innecesarios en los documentos que se compartan.