Utilizad este acuerdo cuando el proveedor necesita datos personales para prestar un servicio por cuenta de la AMPA y siguiendo sus instrucciones.

No todo proveedor necesita un acuerdo de encargo. Si no accede a datos personales, no hace falta. Si decide por su cuenta para qué los utiliza, la relación debe documentarse de otra forma.

Este modelo se ha preparado para el caso sencillo de una AMPA y un proveedor establecidos en España, sin accesos ni transferencias desde fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuándo corresponde

1. La AMPA decide la finalidad. Determina para qué se utilizarán los datos dentro del servicio.

2. El proveedor sigue instrucciones. Solo trata los datos para realizar las tareas autorizadas por la AMPA.

3. No existen fines propios. El proveedor no utiliza la información para publicidad, perfiles u otros servicios propios.

4. El tratamiento puede describirse. Se conocen los datos, las personas afectadas, las herramientas, la duración y las medidas básicas.

Qué permite documentar

• Las partes, el servicio y el papel de responsable y encargado.

• La finalidad, las tareas autorizadas, los datos utilizados y las personas afectadas.

• Ocho medidas básicas de seguridad y cualquier aclaración adicional.

• Otros proveedores tecnológicos que puedan acceder a los datos.

• La atención de derechos y el aviso contractual de brechas de seguridad.

• La devolución o eliminación de los datos cuando termine el servicio.

Cómo completar el acuerdo

1. Describid el caso real con palabras sencillas. No copiéis una descripción genérica que no permita entender el tratamiento.

2. Incluid solo los datos necesarios. Indicad expresamente si no se utilizan datos de salud u otros especialmente protegidos.

3. Identificad las herramientas y otros proveedores. Incluid alojamiento, software o soporte con acceso; escribid Ninguno si no existen.

4. Elegid el cierre. Acordad si los datos se devolverán, entregarán a otro proveedor o eliminarán.

5. Firmad y conservad una copia. El acuerdo debe permanecer accesible mientras dure el tratamiento.

Qué incluyen las descargas

• Un PDF de cuatro páginas con espacios amplios para completar.

• Un Word editable con la misma estructura funcional.

• Ayudas breves dentro de los campos que pueden generar dudas.

• Cajas separadas para identificar a la AMPA y al proveedor.

• Firmas amplias con espacio para firma y fecha.

Cuándo pedir una adaptación profesional

Este modelo es orientativo. Si se tratan datos sensibles, hay accesos desde fuera del Espacio Económico Europeo, se utilizan muchas empresas subcontratadas o el servicio tiene una operativa compleja, no os limitéis a este documento: revisad el tratamiento y pedid asesoramiento especializado.