El inicio del curso escolar ya está muy cerca y uno de los retos que tenemos las AMPAs es compartir el catálogo de actividades extraescolares y gestionar las inscripciones.

Te contamos cuáles suelen ser los desafíos de este proceso, cómo podemos solucionarlos con Ábaco e incluso algunos consejos para que sea más ágil y ameno para tod@s.

⛳️ Compartir el listado de actividades extraescolares

Desafío

Compartir el listado de actividades extraescolares ofertado desde el AMPA suele ser un proceso tedioso y a veces poco claro para las familias ya que se suele compartir por canales como WhatsApp, Email, Web o Redes y en formatos como imágenes o pdfs difíciles de consultar o recuperar.

Solución

Desde Ábaco como AMPA puedes definir todas tus actividades extraescolares y sus detalles y publicarlas para que las familias puedan consultarlas siempre que quieran de forma fácil, visual e intuitiva desde la app en su móvil.

Consejo

Intenta usar nombre de actividades cortos y fáciles de identificar. También puedes poner una imagen atractiva a la actividad que puedes obtener de bancos de imágenes gratuitos como Pexels o Unsplash.

⛳️ Explicar los diferentes grupos, horarios y precios

Desafío

En ocasiones, explicar los diferentes grupos de las actividades (por curso, por días, por horarios, ...) y sus precios (para socios, no socios, para ciertos períodos, ...) puede ser complejo y/o confuso lo cual puede provocar inscripciones equivocadas o muchas preguntas que responder por parte de las familias.

Solución

En Ábaco, en cada Actividad pueden definirse multitud de grupos y en cada uno detallar a quien va dirigido (cursos), la capacidad del grupo (min y max), sus horarios (por días y horas), y sus precios (socios y no socios). Toda esta información la consultan las familias desde su aplicación de forma fácil e intuitiva.

Consejo

Hay multitud de formas de configurar los grupos, todo depende de tus necesidades, aquí van algunos ejemplos:

• Por cursos: "Infantil de 3 a 5 años", "Primaria 1, 2 y 3"...

• Por días: : "Grupo lunes y miércoles", "Grupo 1 día por semana"...

• Por tipo: "Grupo Básico", "Grupo Avanzado", "Entrenador Individual", "Entrenador en Grupo"...

⛳️ Gestionar la inscripción a actividades

Desafío

La gestión de las inscripciones a las actividades extraescolares suele hacerse por formularios o whatsapp lo cual implica un gran trabajo manual de revisión y validación por parte de la junta. Además estos métodos puede dar lugar a muchos errores humanos como apuntar a un niño/a a un grupo incorrecto o no poder controlar la capacidad máxima.

Solución

Con Ábaco las familias se inscriben de forma autónoma desde la aplicación accediendo a cualquier actividad y seleccionando hijo/a y grupo, en tan solo unos segundos. La aplicación solo le permitirá inscribirse a los grupos a los que su hijo/a cumpla con las condiciones (ej. curso) y solo si no se ha superado la capacidad máxima.

Además, dispones de funciones como lista de espera automáticas para inscribir a alguien inmediatamente cuando quede una plaza libre o como la inscripción preferente para dar prioridad de registro a inscritos a ediciones anteriores de esa actividad (ej. los inscritos del curso anterior).

¿Y si además te dijera que los pagos también los procesa Ábaco automáticamente? Te contamos más aquí.

Consejo

Avisa con antelación en un comunicado a las familias que día y hora se abrirán las inscripciones de las actividades y Ábaco hará el resto: el día en el que se abran las inscripciones notificará a todas las familias que la inscripción se ha abierto, estas se inscribirán por si mismas y tu tendrás toda la información de las listas de inscripciones disponible para consultar e incluso descargar.

⛳️ Gestionar la modificación o cancelación de actividades

Desafío

Además de la inscripción inicial durante el curso las familias pueden solicitar cambios o cancelaciones de sus inscripciones a las actividades y esto, de nuevo, es un proceso tedioso y muy manual (responder por WhatsApp, actualizar excel, ...)

Solución

Gracias a la gestión automática de Ábaco, las familias pueden de forma autónoma solicitar cambios de sus inscripciones e incluso cancelarlas desde su aplicación.

Consejo

Para un mejor control de las cancelaciones puedes definir una política de cancelación.

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Estos son solo algunos de los muchos desafíos a los que se enfrentan las AMPAs cada curso. Desafíos que convierten a todos los/as valientes que gestionan nuestras AMPAs en auténticos superhéroes. Con ese mismo espíritu nace Ábaco, para transformar la gestión de un AMPA en una tarea fácil, motivadora e inspiradora.