Un presupuesto convierte el plan de actividades en cifras comprensibles y permite comprobar si la AMPA puede asumir sus compromisos.

Preparar el presupuesto no consiste únicamente en copiar los ingresos y gastos del curso anterior. La junta necesita explicar qué espera hacer, cuánto puede costar, de dónde saldrán los recursos y qué margen existe si una ayuda, una cuota o una actividad no alcanza la previsión.

Esta plantilla ofrece una estructura sencilla para preparar el presupuesto y seguirlo durante el curso. Permite dejar visibles las hipótesis utilizadas, comparar lo previsto con los importes reales y presentar un resumen comprensible a la junta o la asamblea.

Qué permite preparar y revisar

1. Saldo inicial. El punto de partida disponible antes de los movimientos del nuevo ejercicio.

2. Ingresos previstos. Cuotas, actividades, subvenciones, eventos, colaboraciones y otras fuentes, indicando la base utilizada para estimarlas.

3. Gastos previstos. Servicios, proveedores, seguros, gestoría, comisiones, materiales, impuestos, proyectos e imprevistos.

4. Importes reales. Las cantidades efectivamente ingresadas o pagadas durante el curso.

5. Resultado y saldo final. La diferencia entre ingresos y gastos y la situación estimada o real al terminar el ejercicio.

6. Aprobación y seguimiento. El órgano y la fecha de aprobación, además de la próxima revisión prevista.

Cómo utilizarla durante el curso

1. Preparad hipótesis realistas. Separad los ingresos confirmados de los estimados y no comprometáis gastos basándoos en ayudas o cobros poco previsibles.

2. Aprobad el presupuesto. Contrastad en vuestros estatutos qué órgano debe aprobarlo y dejad constancia de la fecha.

3. Actualizad los importes reales. Registrad periódicamente lo ingresado y gastado para no descubrir las diferencias al final del curso.

4. Revisad las desviaciones. Explicad las diferencias importantes y decidid si hay que ajustar una actividad, un gasto o la previsión de ingresos.

5. Cerrad el ejercicio. Completad el resumen anual y conservadlo junto con las cuentas y la documentación justificativa.

Cómo interpretar la desviación

La desviación se calcula restando el importe presupuestado al importe real. En los ingresos, un valor negativo indica que se ingresó menos de lo previsto. En los gastos, un valor positivo indica que se gastó más de lo presupuestado. La cifra señala dónde mirar; la junta debe añadir la explicación y decidir si es necesario actuar.

Qué incluye el PDF

• Una tabla de ingresos con espacio para indicar la base de cálculo, el presupuesto y el importe real.

• Una tabla de gastos con presupuesto, importe real y desviación.

• Un resumen del total de ingresos, gastos, resultado del curso y saldo final.

• Campos para registrar la aprobación y la próxima revisión del presupuesto.

Adaptadla a vuestra AMPA

Este recurso sirve para planificar y hacer seguimiento; no sustituye al registro contable ni a las obligaciones fiscales que correspondan. Adaptad las categorías a vuestra actividad, comprobad en los estatutos cómo debe aprobarse y consultad con una gestoría cuando sea necesario. Cualquier excedente debe destinarse a los fines de la asociación.